Wanneer moet je de jaarrekening deponeren, en wat gebeurt er als je te laat bent?

De stappen tot deponering

Het bestuur maakt de jaarrekening op binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar en legt die voor aan de aandeelhouders. Zijn er bijzondere omstandigheden, bijvoorbeeld een jaarrekening die nog niet klaar is of een accountantscontrole die langer duurt, dan kunnen de aandeelhouders het bestuur maximaal vijf maanden extra geven. Zonder bijzondere omstandigheden hebben de aandeelhouders daarna twee maanden om de jaarrekening vast te stellen. Vanaf de vaststelling geldt een termijn van acht dagen om te deponeren bij KVK.

Bij een boekjaar gelijk aan het kalenderjaar kom je zo op 8 augustus uit in het gewone tempo (vijf maanden plus twee maanden plus acht dagen), en op 31 december bij maximaal uitstel (vijf plus vijf plus twee maanden plus acht dagen). Zijn alle aandeelhouders ook bestuurder, dan telt de vaststellingstermijn van twee maanden meestal niet mee: de jaarrekening geldt als vastgesteld zodra alle bestuurders en commissarissen hebben getekend. Dan sta je op tien maanden en acht dagen, oftewel 8 november bij een kalenderjaar; de statuten kunnen hierover een andere afspraak bevatten.

Wat er ook gebeurt: de twaalf maanden zijn de uiterste grens, ook als de vaststelling dan nog niet rond is. In dat geval deponeer je de opgemaakte maar nog niet-vastgestelde jaarrekening; zodra de definitieve versie er is, volgt die alsnog. Uitstel voor het deponeren zelf bestaat niet.

Wie de administratie wekelijks bijwerkt, hoeft niet te wachten tot de deadline in zicht komt om aan de jaarrekening te beginnen. De cijfers liggen er dan al; het opmaken wordt een kwestie van vaststellen in plaats van reconstrueren. Bij Simul loopt dat automatisch mee in de kwaliteitspoort, ruim voor de wettelijke termijn.

Wie moet deponeren

Verplicht zijn bv's, nv's, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen. Ook een vof of cv moet deponeren als alle beherend vennoten buitenlandse kapitaalvennootschappen zijn; zonder een natuurlijke persoon achter de vennootschap ontbreekt anders elk zicht op wie aansprakelijk is. Verenigingen en stichtingen met een onderneming die twee jaar achtereen minimaal €7,5 miljoen omzetten, vallen er ook onder. Hetzelfde geldt voor buitenlandse rechtspersonen met een Nederlandse vestiging en voor ondernemingen die onder de Wet op de formeel buitenlandse vennootschappen vallen; die laatste groep deponeert zelfs dubbel, volgens de Nederlandse regels én volgens de regels van het land van herkomst.

Wie hoeft niet te deponeren

Een eenmanszaak hoeft niet te deponeren; die heeft geen rechtspersoonlijkheid en dus geen van de eigenaar afgescheiden vermogen om over te rapporteren. Een gewone vof of cv, zonder buitenlandse kapitaalvennootschap als vennoot, evenmin.

Een dochtermaatschappij kan onder voorwaarden ook zonder eigen jaarrekening: de moedermaatschappij stelt zich aansprakelijk met een aansprakelijkheidsverklaring (403-verklaring), de aandeelhouders stemmen daar jaarlijks opnieuw schriftelijk mee in, en de moeder deponeert een geconsolideerde jaarrekening waarin de cijfers van de dochter zijn opgenomen. Pensioen- en stamrecht-bv's in de klasse micro of klein kunnen volstaan met een accountantsverklaring in plaats van de jaarrekening zelf, mits ze geen winstoogmerk hebben. En in uitzonderlijke gevallen, bij een gewichtige reden zoals brand, diefstal of inbeslagname van de administratie, kan de minister voor Rechtsbescherming een tijdelijke ontheffing verlenen van maximaal twaalf maanden.

Wat je moet deponeren, per grootteklasse

Welke stukken openbaar moeten, hangt af van de bedrijfsklasse. Die bepaal je aan de hand van twee opeenvolgende boekjaren en minimaal twee van de drie criteria: balanstotaal, netto-omzet en aantal werknemers (art. 2:395a, 2:396 en 2:397 BW; de grensbedragen zijn per boekjaar 2024 met 25% verhoogd).

Micro deponeert een beperkte balans. Klein voegt een verkorte balans met toelichting toe. Middelgroot komt met een bestuursverslag, een enigszins vereenvoudigde balans en winst- en verliesrekening, een uitgebreide toelichting en een accountantsverklaring. Groot deponeert alles uitgebreid: volledige balans, volledige winst- en verliesrekening, uitgebreide toelichting, accountantsverklaring, en daarnaast gegevens over bijzondere zeggenschapsrechten en nevenvestigingen. Voor de klasse groot geldt sinds 1 januari 2026 bovendien een verplicht elektronisch formaat, XBRL of iXBRL.

Te laat deponeren is strafbaar

Niet of te laat deponeren is een economisch delict, geregeld in artikel 1 van de Wet op de economische delicten in samenhang met artikel 2:394 BW. Opsporingsambtenaren van de Belastingdienst kunnen daarvoor proces-verbaal opmaken; het Openbaar Ministerie kan vervolgens een strafbeschikking opleggen of de zaak voor de rechter brengen. De maximale straf is zes maanden hechtenis, een taakstraf, of een geldboete van de vierde categorie; die staat sinds 1 januari 2026 op €27.500. Een boete komt bovendien op de justitiële documentatie (het strafblad) van de rechtspersoon, wat later gevolgen kan hebben bij het aanvragen van een integriteitsverklaring, bijvoorbeeld bij een subsidie- of vergunningaanvraag.

Persoonlijke aansprakelijkheid bij faillissement

Gaat de onderneming failliet terwijl de jaarrekening niet op tijd is gedeponeerd, dan geldt artikel 2:248 lid 2 BW: het bestuur wordt geacht zijn taak onbehoorlijk te hebben vervuld, zonder dat de curator dat verder hoeft te bewijzen. Daarbovenop staat het vermoeden dat die onbehoorlijke taakvervulling een belangrijke oorzaak van het faillissement is. Dat tweede vermoeden is wel weerlegbaar; het bestuur moet dan zelf aannemelijk maken dat iets anders het faillissement veroorzaakte.

Niet elke overschrijding is meteen fataal. De rechtspraak kent de figuur van het onbelangrijk verzuim: een korte overschrijding met een aannemelijke verklaring hoeft niet als onbehoorlijke taakvervulling te gelden. Hoe langer de overschrijding duurt, hoe zwaarder de bewijslast voor het bestuur wordt om dat aannemelijk te maken.

Veelgestelde vragen