Doorlopend: het lopende dossier
Elke administratie is bij ons een lopend dossier dat minimaal wekelijks wordt bijgewerkt. Fouten die vroeg ontstaan zijn klein; dezelfde fout die een jaar meeloopt is een verbouwing. Door wekelijks bij te werken vangen we afwijkingen op het moment dat ze nog een correctie zijn in plaats van een hersteloperatie. Dat betekent ook dat we je vragen stellen over bijzonderheden van vorige week in plaats van vorig jaar.
Automatisch: drempelwaardes die aanslaan
In de administratie staan automatische drempelwaardes. Wijkt een post af van wat er hoort te staan, zoals een saldo dat niet aansluit of een btw-positie die niet klopt met de omzet, dan krijgen we een melding. De machine let op alles tegelijk; de mens beoordeelt wat de melding betekent. Die volgorde is bewust: oordeel blijft mensenwerk.
Bij de jaarafsluiting: elke mutatie gezien
Vóór jaarcijfers de deur uit gaan loopt er een jaarcontrole waarin elke mutatie is gezien. Niet steekproefsgewijs; allemaal. Dat klinkt zwaar, maar wie het hele jaar wekelijks heeft bijgewerkt, houdt bij de afsluiting weinig verrassingen over. De jaarcontrole bewijst dan wat het lopende dossier al liet zien.
De hardste toets: de bank
De boekhouding moet één op één de bank reflecteren. Is er iets in de bank gebeurd dan moet het ook in de administratie staan. Wijkt dat af, dan is er geen discussie over interpretatie; er is een fout, en die wordt gevonden vóórdat er iets wordt opgeleverd.
Waarom we dit publiceren
Elk kantoor zegt dat kwaliteit voorop staat. Wij zetten liever op papier wat we feitelijk controleren, zodat we elkaar eraan kunnen houden. Uiteindelijk kost deze methode netto 50% minder tijd dan achteraf controleren.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als een drempelwaarde afwijkt?
Dan krijgen we een melding, bijvoorbeeld bij een saldo dat niet aansluit of een btw-positie die niet klopt met de omzet. Een mens beoordeelt vervolgens wat die melding betekent.
Controleert de jaarcontrole alles, of een steekproef?
Alles. Elke mutatie wordt gezien, niet steekproefsgewijs.
Wat als de bank niet aansluit met de boekhouding?
Dan is er geen discussie over interpretatie; er is een fout, en die wordt gevonden vóórdat er iets wordt opgeleverd.
Waarom werkt Simul minimaal wekelijks bij in plaats van periodiek achteraf?
Fouten die vroeg ontstaan zijn klein; dezelfde fout die een jaar meeloopt is een verbouwing. Wekelijks bijwerken vangt een afwijking op als correctie in plaats van als hersteloperatie.