| Gegeven | Toelichting |
|---|---|
| Naam en adres van beide partijen | Volledige juridische naam en het adres waar de onderneming feitelijk is gevestigd, ook van de afnemer. Een postbus alleen is niet genoeg. |
| Btw-identificatienummer | Van de leverancier, met 'NL' ervoor. |
| KvK-nummer | Verplicht als de onderneming bij de KVK staat ingeschreven. |
| Factuurdatum | De datum van uitreiking. |
| Factuurnummer | Opeenvolgend, met een of meer reeksen; elk nummer maar één keer. |
| Omschrijving | Aard van de geleverde goederen of de verrichte dienst. |
| Hoeveelheid of omvang | Bijvoorbeeld aantal stuks, kilo's, of de duur van de dienst. |
| Datum van levering of dienst | Als die afwijkt van de factuurdatum; bij vooruitbetaling de betaaldatum. |
| Bedrag exclusief btw, per tarief | Apart bedrag bij verschillende btw-tarieven, inclusief de eenheidsprijs. |
| Btw-tarief | 21%, 9%, 0%, of een vermelding van vrijstelling of verlegging. |
| Btw-bedrag | Het te betalen bedrag in euro's. |
Bij bijzondere situaties, zoals verlegde btw, de margeregeling, de reisbureauregeling of een factuur die de afnemer zelf opmaakt, schrijft artikel 35a lid 1 (onderdelen k tot en met q) aanvullende vermeldingen voor.
Vereenvoudigde factuur
Tot en met € 100 inclusief btw mag een vereenvoudigde factuur (art. 34d jo. art. 35a lid 2 Wet OB). Ook een wijziging op een eerdere factuur, zoals een creditnota, mag vereenvoudigd. Verplicht blijven:
- de uitreikingsdatum
- naam van de leverancier
- aard van de goederen of de dienst
- het btw-bedrag, of de gegevens om dat te berekenen
- bij een wijziging: een duidelijke verwijzing naar de oorspronkelijke factuur
Niet toegestaan bij intracommunautaire leveringen, afstandsverkopen en grensoverschrijdende verlegging naar de afnemer; daar gelden altijd de volledige eisen.
Gevolgen van een onvolledige factuur
Aftrek van voorbelasting kan alleen op basis van een factuur die "op de voorgeschreven wijze" is opgemaakt (art. 15 lid 1 onder a Wet OB). Ontbreekt een verplicht gegeven, dan kan de Belastingdienst de btw-aftrek bij de ontvanger weigeren. Het risico ligt dus bij wie de factuur ontvangt en verwerkt, niet bij wie hem verstuurt. Een creditfactuur of een aanvullende, gecorrigeerde factuur herstelt het gebrek; bewaar beide facturen bij elkaar in de administratie.
Bij Simul draaien facturatie en boekhouding in hetzelfde systeem; verplichte velden worden daar automatisch afgedwongen voordat een factuur de deur uitgaat. Dat volgt uit onze methode.
Veelgestelde vragen
Moet ik altijd een KvK-nummer op de factuur zetten?
Alleen als je onderneming bij de KVK staat ingeschreven; die verplichting komt niet uit artikel 35a Wet OB maar is een aparte eis. Vrijwel elke Nederlandse onderneming is ingeschreven.
Wanneer mag ik een vereenvoudigde factuur gebruiken?
Tot en met € 100 inclusief btw, en bij een wijziging op een eerdere factuur zoals een creditnota. Niet toegestaan bij intracommunautaire leveringen, afstandsverkopen en grensoverschrijdende verlegging naar de afnemer; daar gelden altijd de volledige eisen.
Wat moet er wél op een vereenvoudigde factuur staan?
De uitreikingsdatum, de naam van de leverancier, de aard van de goederen of de dienst, en het btw-bedrag of de gegevens om dat te berekenen. Bij een wijziging op een eerdere factuur moet er ook een duidelijke verwijzing naar de oorspronkelijke factuur op staan.
Wie loopt het risico als een factuur niet compleet is?
Degene die de factuur ontvangt en de btw wil aftrekken; aftrek van voorbelasting kan alleen op basis van een factuur die op de voorgeschreven wijze is opgemaakt, en de Belastingdienst kan de aftrek weigeren als een verplicht gegeven ontbreekt.
Kan ik een onvolledige factuur nog herstellen?
Ja, met een creditfactuur of een aanvullende, gecorrigeerde factuur. Bewaar beide facturen bij elkaar in de administratie.