Hoe lang moet u uw administratie bewaren, en in welke vorm?

Wie moet bewaren, en wat precies?

De bewaarplicht geldt voor "administratieplichtigen": rechtspersonen, ondernemers en zelfstandigen, inhoudingsplichtigen, en mensen met resultaat uit overige werkzaamheden (art. 52 lid 2 AWR). Zij moeten hun hele administratie bewaren: boeken, facturen, contracten, bankafschriften en alle andere gegevensdragers waaruit hun rechten en verplichtingen blijken, plus alles wat andere belastingwetten voorschrijven (art. 52 lid 1 en lid 3 AWR). Besteedt u de administratie uit aan een derde, dan geldt de bewaarplicht ook voor de gegevens die die derde over uw onderneming heeft. Stopt u met de onderneming, dan blijft de bewaarplicht gewoon lopen; de Belastingdienst moet nog een eindcontrole kunnen doen.

Hoe lang precies, zeven jaar of tien?

De hoofdregel is zeven jaar (art. 52 lid 4 AWR), te rekenen vanaf het moment dat een gegeven zijn actuele waarde verliest. Een leasecontract van vier jaar telt u dus eerst die vier jaar als lopend gegeven; pas daarna begint de bewaartermijn van zeven jaar. Voor onroerende zaken en rechten daarop geldt tien jaar. Ook onder de Unieregeling of de Invoerregeling van het éénloketsysteem (OSS) geldt voor de betrokken leveringen en diensten een bewaarplicht van tien jaar. Voor gegevens buiten de kernadministratie, dus niet het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie of de in- en verkoopadministratie, kunt u schriftelijk een kortere bewaartermijn afspreken met de Belastingdienst.

In welke vorm mag u bewaren?

Digitaal of op papier, in de vorm waarin de gegevens zijn ontstaan. Bewaart u digitaal, dan moet de Belastingdienst bij een controle uw programma's en bestanden kunnen gebruiken; alleen de afgedrukte versie bewaren volstaat niet, tenzij u een kleine administratie hebt die binnen een redelijke termijn te controleren is. Overzetten naar een andere gegevensdrager mag, mits dat gebeurt met een juiste en volledige weergave van de gegevens, de gegevens de hele bewaartermijn beschikbaar blijven en ze binnen redelijke tijd leesbaar te maken zijn (art. 52 lid 5 AWR); de balans en de staat van baten en lasten op papier zijn daarvan uitgezonderd en blijven in hun oorspronkelijke vorm bewaard. De administratie moet bovendien zo zijn ingericht dat de inspecteur haar binnen een redelijke termijn kan controleren (art. 52 lid 6 AWR).

Bij Simul staat elke onderliggende factuur of bon automatisch gekoppeld aan de boeking waar die bij hoort, in de administratie die wij wekelijks bijwerken; dat is meteen de vorm die aan de leesbaarheidseis voldoet, zonder dat u er zelf nog iets voor hoeft in te richten.

Wat kost het als u de bewaarplicht niet nakomt?

Twee sporen lopen naast elkaar. Fiscaal kan de inspecteur een informatiebeschikking afgeven als u niet aan de administratie- of bewaarplicht voldoet (art. 52a AWR); wordt die beschikking onherroepelijk, dan volgt omkering en verzwaring van de bewijslast. U moet dan zelf overtuigend aantonen dat een aanslag te hoog is, in plaats van dat de inspecteur moet bewijzen dat hij klopt. Strafrechtelijk is het niet voeren of niet bewaren van een administratie een economisch delict (art. 68 lid 1, onderdeel d en e, AWR), met hechtenis van ten hoogste zes maanden of een geldboete van de derde categorie; bij opzet kan vervolging plaatsvinden onder het zwaardere art. 69 AWR.

Wanneer ligt het anders?

Particulieren hebben geen wettelijke bewaarplicht; de Belastingdienst mag wel tot vijf jaar terug navorderen, dus bankafschriften en loonstroken vijf jaar bewaren is verstandig. Voor de basisadministratie, het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie en de in- en verkoopadministratie, blijft zeven jaar sowieso de ondergrens, ook als u voor overige gegevens al een kortere termijn met de Belastingdienst hebt afgesproken.

Veelgestelde vragen